Der Geschäftsführer bzw. die Geschäftsführerin einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) leiten die Gesellschaft. Hierzu gehört die Verfolgung des Geschäftszwecks der Gesellschaft, deren außergerichtliche und gerichtliche Vertretung sowie die Erfüllung der gesetzlichen Pflichten der GmbH wie z.B. die Buchführung/Bilanzierung der Gesellschaft, die Einreichung des Jahresabschlusses und die Zahlung von Steuern. Aus diesem Grund stellt die Auswahl des Geschäftsführers/der Geschäftsführerin und ihre Bestellung bzw. Abberufung eine erhebliche unternehmerische Entscheidung dar. In diesem Beitrag geben wir einen Überblick über die rechtlichen Rahmenbedingungen und das Verfahren.  

1. Die Bestellung des Geschäftsführers 

Ein Geschäftsführer vertritt die Gesellschaft nach außen und leitet sie im Innenverhältnis. Der Bestellungsakt ist im GmbHG (Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung) geregelt, kann jedoch in vielen Punkten durch den Gesellschaftsvertrag der GmbH modifiziert werden.

Wer ist zur Bestellung des Geschäftsführers befugt?

Die Bestellung des Geschäftsführers bzw. der Geschäftsführerin obliegt der Gesellschafterversammlung. Diese handelt durch Beschluss, der auf der Basis der gesetzlichen Regelung mit einfacher Mehrheit durch die Gesellschafter getroffen wird. Im Gesellschaftsvertrag der GmbH können für den Bestellungsvorgang hiervon abweichende Regelungen getroffen werden, etwa hinsichtlich der Erforderlichkeit einer qualifizierten Mehrheit oder der Form der Bestellung. Vor der Bestellung einer neuen Geschäftsführung lohnt sich daher der Blick in den Gesellschaftsvertrag. 

Formvorschriften bei der Bestellung

Die Bestellung eines neuen Geschäftsführers ist unmittelbar nach der Annahme des Bestellungsbeschlusses durch diesen wirksam. Trotzdem ist die Eintragung des neuen Geschäftsführers im Handelsregister erforderlich. Sie hat jedoch nur deklaratorische Wirkung.  Im Rahmen der Anmeldung muss der neue Geschäftsführer/die neue Geschäftsführerin bei einem Notar/einer Notarin eine eidesstattliche Versicherung abgeben, wonach er/sie wegen bestimmter Straftaten (z.B. Betrug, Insolvenzverschleppung) nicht vorbestraft ist. Eine Notarin bzw. ein Notar muss für die Bestellung der neuen Geschäftsführung also zwingend eingeschaltet werden. Die hierbei notwendige Beglaubigung ist nicht nur vor Ort in einem Notariat, sondern inzwischen auch online möglich. 

Das Innenverhältnis – der Geschäftsführer-Anstellungsvertrag

Neben der formalen Bestellung des Geschäftsführers wird in aller Regel auch ein Geschäftsführer-Anstellungsvertrag geschlossen. Dieser regelt die arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen des Geschäftsführer-Anstellungsverhältnisses und somit das Innenverhältnis von GmbH und Geschäftsführer. In diesem Vertrag werden u.a. Gehalt, Arbeitszeit, Tätigkeitsbereich sowie die sonstigen Rechte und Pflichten des Geschäftsführers festgelegt. 

2. Abberufung des Geschäftsführers – rechtliche Rahmenbedingungen und Prozess

Die Abberufung eines Geschäftsführers beendet die Vertretung der GmbH durch den Gesellschafter. 

Formvorschriften für die Abberufung 

Nach § 38 GmbHG können Geschäftsführer durch einen Beschluss der Gesellschafterversammlung jederzeit abberufen werden. Die Abberufung ist zu protokollieren. Wie bei der Bestellung des Geschäftsführers ist auch bei dessen Abberufung die Eintragung der Abberufung im Handelsregister erforderlich, was erneut über ein Notariat erfolgen muss. Wichtig ist: Die Abberufung ist gegenüber dem Geschäftsführer sofort nach Zugang der Erklärung wirksam, wirkt gegenüber Dritten indes erst bei der Eintragung im Handelsregister bzw. wenn diese auf anderem Weg von der Abberufung erfahren. Aus diesem Grund ist die Eintragung der Abberufung im Handelsregister unmittelbar nach der Beschlussfassung zu veranlassen. 

Abberufungsgründe

Grundsätzlich ist die Abberufung eines Geschäftsführers jederzeit möglich. Man unterscheidet zwischen der regulären Abberufung (sog. freie Abberufung) und der Abberufung aus wichtigem Grund: 

• Abberufung ohne wichtigen Grund: Die Abberufung eines Geschäftsführers durch die Gesellschafter ist jederzeit und wenn gewünscht auch mit sofortiger Wirkung möglich. Anderes gilt nur, sofern der Gesellschaftsvertrag abweichenden Regelungen enthält. Es können in einem solchen Fall allerdings Schadensersatzansprüche zu Gunsten des abberufenen Geschäftsführers entstehen, wenn dieser etwa berechtigt auf eine Entschädigung für die vorzeitige Abberufung besteht.

• Abberufung aus wichtigem Grund: Die Abberufung eines Geschäftsführers aus wichtigem Grund ist ebenfalls jederzeit möglich. Sie führt zur sofortigen Beendigung der Bestellung und ähnelt daher der außerordentlichen Kündigung im Arbeitsrecht. Eine Abberufung aus wichtigem Grund ist z.B. bei schwerwiegendem Fehlverhalten des Geschäftsführers oder einer dauerhaften Unfähigkeit zur Amtsausübung denkbar. Die Abberufung aus wichtigem Grund erfordert, dass der Beschluss in der Gesellschafterversammlung durch eine qualifizierte Mehrheit getragen wird. Die Gesellschafter müssen den Grund für die Abberufung darlegen und substantiiert nachweisen können. 

Nicht vergessen: Geschäftsführer-Anstellungsvertrag

Wichtig ist bei der Abberufung von Geschäftsführern, dass das Innenverhältnis – also der parallel bestehende Anstellungsvertrag – nicht vergessen wird. Auch dieser muss bei der Abberufung beendet werden oder der Vertrag muss eine automatische Beendigung für den Fall der Abberufung vorsehen.  

3. Typische Fallstricke bei der Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern 

Die Bestellung und Abberufung eines Geschäftsführers erfolgen in einem stark formalisierten Prozess. Hierbei gibt es typische Problempunkte, denen besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte: 

• Unzureichende Beschlussfassung oder falsche Mehrheit: Ein häufiges Problem bei der Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern ist die fehlerhafte Beschlussfassung der Gesellschafterversammlung. Wenn z.B. die erforderliche Mehrheit nicht beachtet wird oder andere Anforderungen des Gesellschaftsvertrags der GmbH unberücksichtigt bleiben, könnte der Beschluss fehlerhaft und somit anfechtbar sein. 

• Fehlende Eintragung von Änderungen im Handelsregister: Ein häufiger Fehler in der Praxis ist weiterhin die unterlassene Eintragung der Bestellung oder Abberufung des Geschäftsführers im Handelsregister. Ohne diese Eintragung besteht das Risiko, dass Bestellung oder Abberufung keinerlei Wirkung gegenüber Dritten entfalten.

Fazit: Die rechtliche Bedeutung von Bestellung und Abberufung des Geschäftsführers

Die Bestellung und Abberufung des Geschäftsführers/der Geschäftsführerin einer GmbH sind zentrale Entscheidungen, die unter Beachtung der einschlägigen Vorschriften und Regelungen des Gesellschaftsvertrags getroffen werden müssen. Fehler können nicht nur die Wirksamkeit der Maßnahmen gefährden, sondern auch zu Haftungsrisiken und Schadensersatzansprüchen führen.